Распределенная команда: как эффективно управлять сотрудниками на фрилансе?

Вы определили базовые задачи проекта и набрали коллектив удаленных сотрудников, но сомневаетесь, что сможете эффективно организовать работу и ежедневно в спокойном режиме контролировать работу фрилансеров. Управлять распределенной командой сотрудников вполне реально, если не повторять чужих ошибок.

Смотрите в будущее

По данным Gartner, клиентский сервис важнее для клиента, чем цена и качество самого продукта. Удержание потребителя в новых условиях — задача амбициозная, но вполне реальная.

Как прогнозирует EY, каждый пятый россиянин будет фрилансером или самозанятым. Если раньше вы привыкли работать на условиях фриланса только с программистами, копирайтерами и дизайнерами, но сейчас вся команда может стать распределенной. Оптимизация расходов компании, CRM и современные технологии коммуникации сделали удаленную работу реальностью в отраслях, компаниях и профессиях, тесно связанных с цифровыми технологиями. С последними теперь тесно связаны практически все сферы бизнеса, включая медицину, продажи, промышленность и логистику.

Исключите лишнее

Иллюзия контроля при общении через несколько мессенджеров — вредная привычка. К примеру, вы хотите получить мгновенный ответ и пишите удаленному сотруднику в мессенджер социальной сети. Сотрудник молчит, поэтому вы повторяете вопрос по электронной почте, ждете ответа в течение получаса и постепенно начинаете паниковать. Иногда удаленный сотрудник находит время ответить только ближе к концу рабочего дня, когда время потеряно и настроение испорчено. Исключите лишние сервисы для общения с командой: выберите один инструмент, которые должен использовать каждый сотрудник в определенное рабочее время и общайтесь только в рамках этого канала.

Татьяна Бакальчук, владелица Wildberries, рассказывает о том, что компания активно использует быстрые сообщения:

У нас больше ста рабочих чатов по разным вопросам. В любой можно добавиться или уйти. Когда возникает проблема, по которой требуется мнение больше двух человек, создается новый чат. Есть чаты, где общаются сотрудники отделов.

Правила современной коммуникации заставляют использовать одновременно целый набор разных каналов, что негативно влияет на способность удерживать внимание и вовремя отслеживать статусы текущих работ. Внедрение одного базового канала для общения внутри команды экономит время и упрощает общение между сотрудниками.

Сделайте правильный выбор

Наиболее выгодным и эффективным представляется использование IP-телефонии, которая позволяет держать «руку на пульсе» и решать рабочие вопросы гораздо быстрее чатов. Зачем ждать ответа, если можно позвонить? Если компания использует сервисы IP-телефонии, то каждый сотрудник, даже находящийся в другой стране, может бесплатно звонить по внутренним номерам компании. Экономить получается и на разговорах с иногородними клиентами и партнерами – по тарифам «Зебра Телеком» цена звонков от 0,5 рублей на городские номера, от 1,5 рублей на мобильные. Решайте рабочие вопросы быстро и без лишних трат. Все, что нужно – интернет, мобильный телефон с установленным приложением, софтфон и гарнитура для ПК.

Помните про статус

Алексей Баранов, основатель компании Интерлогика, работает с распределенными командами в течение более чем пяти лет:

Чтобы система контроля функционировала, нужно технически оснастить ваш бизнес — ввести инструментарий для постановки задач, принятия результатов и учета всех активов и процессов.

Активно используйте решения, которые быстро работают на смартфонах любого уровня. Помните о том, что разные участники команды могут использовать смартфоны на базе разных операционных систем. Выбирайте кроссплатформенные решения с максимально простым и понятным интерфейсом. Это поможет сэкономить время на настройку решения на стороне удаленного сотрудника.

Виртуальная АТС «Зебра Телеком» – инструмент для эффективной организации удаленной работы сотрудников, который позволяет существенно экономить на звонках между сотрудниками. Разговоры вне зависимости от продолжительности бесплатны.  ВАТС предоставляет доступ к статистике и аналитике звонков, а также гибкие настройки переадресации на любой номер. Контроль над возможными инцидентами осуществляется с помощью записи разговоров. Привязка к проводам или офису отсутствует, что позволяет наладить работу в любой точке мира, где есть интернет.