ТОП-7 полезных функций виртуальной АТС

Виртуальная АТС (еще называют облачной) – онлайн сервис, позволяющий автоматизировать телефонию, настроить переадресацию и распределение звонков, сохранять записи входящих и исходящих вызовов.

Данная система позволяет наладить бизнес-коммуникацию, сэкономить на оборудовании и техническом обслуживании связи, увеличить эффективность работы сотрудников и повысить продажи.

Функционал виртуальной АТС

 Облачная телефонная связь имеет ряд преимуществ по сравнению со стандартным «железом». Вы сможете включить перераспределение звонков между сотрудниками, настроить интеграцию с внешними сервисами, получить подобную статистику, объединить все филиалы и офисы в единую сеть.

Интеграция с CRM и внешними сервисами

 Для облачной телефонии подключение внешних дополнительных сервисов (AmoCRM, Битрикс24, retailCRM, WireCRM и другие) позволяет ускорить обработку входящих вызовов в несколько раз.

Преимущества опции:

1. Улучшение качества обслуживания. В базе хранятся все данные клиента, сотрудник может оперативно найти последние обращения/звонки, просмотреть детальную информацию в карточке абонента.
2. Перераспределение звонков между сотрудниками. Так линия не будет занята, а вашим клиентам не придется общаться с секретарем, долго ожидать ответа.
3. Быстрая консультация. Позвонить нужному пользователю можно в один клик прямо из базы клиентов, карточка абонента помещается в автоматическую телефонную базу при первом же звонке и всплывает моментально, стоит только менеджеру ответить на входящий вызов. При необходимости легко переключить клиента на его персонального менеджера.
4. Детальный отчет. После завершения разговора можно прослушать запись диалога. Также хранится информация обо всех принятых и пропущенных звонках.

Интеграция с CRM настраивается в личном кабинете, не требует дополнительного оборудования. Подключение полностью бесплатно для абонентов ЗебраТелеком.

Подробная статистика

 Одно из главных отличий облачных АТС – подробная и полная статистика. Проанализировать работу сотрудников можно в личном кабинете. Все данные хранятся в удобном формате для быстрого составления отчетов: по часам, за конкретный день, за неделю, за месяц, за год, по номерам, типам и статусам вызовов, по префиксам номеров.

Что включает:

1. Информация о пропущенных звонках, выявление возможной причины (например, сотрудника не было на рабочем месте). При необходимости можно найти менеджера, ответственного за потерянного клиента.
2. Статистика по ответу сотрудника: время ожидания на линии, длительность консультации, полная запись телефонных переговоров.
3. Сортировка входящих и исходящих вызовов по параметрам, например, для конкретной области или за определенные часы.
4. Аналитический разбор работы колл-центра или менеджеров, включающий в себя оценку самой минимальной и максимальной нагрузки на линию в течение смены.
5. Точная оценка по проведенной рекламной компании, ее эффективность с учетом полученных откликов (звонков по номеру).

Подключить опцию можно бесплатно на любом тарифе. Статистика отображается в ЛК абонента.

Голосовая почта

 Голосовой автоответчик является еще одним преимуществом виртуальной АТС. С помощью данного инструмента вы не потеряете звонки, которые поступили в ночное время или после окончания смены, в праздничные дни, либо были пропущены по различным причинам.

Быстрая реакция консультанта на составленное обращение позволит не потерять клиента, повысить его лояльность и даже привлечь новую аудиторию. Если компания регулярно дает обратную связь, ей доверяют охотнее.

Работает голосовая почта легко: когда клиент не может связаться с оператором, ему предлагают оставить свое сообщение. После запись моментально попадает на адрес электронной почты. Для удобства компания получает общую почту, а также на каждого сотрудника заводится индивидуальный e-mail.

Особенности:

• до 100 уведомлений в хранилище;
• рассылка голосовых обращений с копированием сразу в несколько почтовых ящиков;
• прослушать записи можно с любого устройства;
• можно установить фиксированную длительность голосового обращения, например, 10 или 20 секунд;
• руководитель сможет настраивать доступ к голосовым сообщениям для сотрудников (разрешать или запрещать прослушивание, ставить ограничения).

Также голосовая почта используется для обратной связи. Клиент может оставить отзыв или оценку качества после консультации специалиста, направить жалобу или предложение.

Нет привязки к физическому адресу

Еще одна отличительная черта облачной телефонии от офисных АТС. Ваша компания не останется без связи даже при регулярной смене местоположения, сотрудники, отправляющиеся в командировки, также смогут общаться с коллегами и руководителями бесплатно внутри сети.

Звонки можно принимать из дома, в любом филиале офиса, в других регионах, в дороге.

Для связи необходимо только подключение к интернету. Принимать входящие и совершать исходящие звонки можно со смартфона, планшета, ноутбука.

Голосовое меню IVR

 Один из самых востребованных и нужных помощников для бизнеса. Интерактивное меню представляет собой заранее записанные голосовые обращения для клиента: приветствие, краткая справочная информация по продуктам и услугам, ответы на часто задаваемые вопросы, предложения для решения проблем и консультации.

При необходимости пользователь может переключиться на оператора, для этого достаточно прослушать меню и выбрать нужную кнопку на клавиатуре телефона.

Почему голосовое меню считается одной из полезных функций офисной телефонии:

• Клиенту не всегда хочется общаться с живым человеком. В этом случае он сможет самостоятельно уточнить нужную информацию, не испытывая дискомфорта.
• Узнать некоторые данные, например статус заказа, гораздо проще и быстрее через робота.
• Вы снизите нагрузку на горячую линию, сможете освободить несколько сотрудников для выполнения других важных задач.
• Абоненты, еще не ставшие вашими покупателями, получат важные сведения о компании. При этом не нужно искать сайт, социальные сети фирмы, писать в техподдержку.
• Если клиенту все же требуется общение с менеджером, голосовое меню позволит быстро переключиться на конкретный отдел, например, для решения проблем с доставкой.

Запись и хранение разговоров

 Все разговоры записываются и сохраняются для дальнейшего анализа. Таким образом, руководитель фирмы или начальник отдела смогут проанализировать работу всего колл-центра или отдельного сотрудника, выработать новый скрипт для общения, отработать возможные ошибки в беседе с потенциальным клиентом.

Также можно подключаться к текущим разговорам для интерактивного обучения сотрудников, при необходимости проконсультировать клиента по другому вопросу, для контроля качества обслуживания.

Мониторинг звонков предоставляется бесплатно на всех тарифных планах. Подробная статистика доступна в личном кабинете абонента.

Заключение

 Виртуальная АТС стала неотъемлемой частью для любого бизнеса. Расширенный набор инструментов позволяет объединять филиалы в одну сеть, координировать работу сотрудников и оказывать качественную техническую поддержку клиентам. При этом вы не переплачиваете за дополнительное оборудование, модернизацию сети, перенос номеров при переезде, за корпоративную связь для специалистов.

Если вы еще не сменили офисную телефонию на облачную, свяжитесь с менеджерами ЗебраТелеком. Они подберут для вас подходящий тарифный план, расскажут о дополнительных функциях и возможностях. Протестировать виртуальную телефонную связь можно на тарифе FREE, он полностью бесплатный.