Почему в облачной АТС стоит настроить IVR с добавочными номерами

Когда вы звоните в компании, вам часто отвечает «автосекретарь» – интерактивное голосовое меню. После стандартного приветствия IVR предлагает набрать определенную цифру для соединения с тем или иным отделом.

Добавочные номера: почему это удобно

«Зебра Телеком» рекомендует использовать добавочные номера и настраивать алгоритмы переадресации для клиентских звонков. Вам не придется загружать своих сотрудников рутинной работой в первичном звене; можно полностью исключить «человеческий фактор». На звонки будет отвечать не секретарь, а электронное голосовое меню, которое общается с клиентом предельно корректно и не ошибается.

• Компания не пропустит звонок, даже если клиент позвонил в нерабочие часы: IVR работает круглосуточно.
• Автоинформатор сообщит график работы компании, предложит оставить звуковое сообщение.
• Сотрудники прослушают аудиозапись в удобное время.

Кроме информации о режиме работы можно включить в голосовое меню поздравления с праздниками, сообщения об акциях, скидках, новых продуктах.

Как работает IVR с переадресацией на добавочные номера

Клиент, набирающий цифру, предложенную интерактивным меню, сразу попадает в нужное подразделение или к конкретному специалисту. Если звонящий не сориентировался в наборе или ввел неверную цифру, звонок переходит на резервный номер – к секретарю или в отдел продаж.

При настройке IVR учтите – клиент не обязан быть терпеливым. Не стоит включать вместо гудка рекламные ролики и затягивать приветствие. Лучшим фоном для ожидания будет не реклама, а приятная музыка, а фразы приветствия должны звучать не дольше 10 секунд. Не выстраивайте сложное многоуровневое меню: идеально, если клиенту придется только раз ввести добавочную цифру.

Кому присвоить отдельные номера

Эта опция IVR необходима бухгалтерии: сотрудникам фирмы и контрагентам будет удобно связываться с ней напрямую. Можно выделить номера персональным менеджерам, причем настроить цепочку переадресации так, чтобы и в выходные ключевой клиент мог связаться со своим специалистом. По той же схеме можно выполнять переадресацию отдельных звонков на личные телефоны руководителей.

Каким компаниям необходимо IVR с добавочными номерами

Продуманное голосовое меню с оптимальной схемой переадресации позволяет автоматизировать распределение входящих звонков. Это существенно облегчает работу сотрудников в тех компаниях, где более половины клиентов обращаются с разными вопросами и задачами. Отлаженное IVR уменьшит число пропущенных вызовов и позволит продемонстрировать заботу о клиенте.