Как записать и установить голосовое приветствие

Запись голосового приветствия звучит при входящем звонке у большинства компаний. Это — парадная дверь, первый показатель отношения к клиенту и в солидных корпорациях, и в малом бизнесе. Заказчик звонит — и вместо банального гудка слышит приветливый голос! Он сразу же настраивается на позитивное общение. Первый звонок — как новое знакомство, удобный способ наладить контакт, создать благоприятное впечатление. Доброжелательный ответ станет звуковой презентацией компании с полезной информацией.

Что такое голосовое приветствие и зачем оно нужно

Информацию о товарах потенциальный клиент получит в любое время из других источников. Он это знает и не любит ждать. Поэтому обратится к конкурентам, если не дозвонится до вас.

Здесь выполнит свою полезную функцию автоответчик: вежливо поздоровается с клиентом. Затем расскажет, куда тот позвонил, чем занимается компания. Клиент узнает о новых акциях, скидках, условиях заказа, о том, сколько ждать ответа оператора. В отличие от человека, у робота не портится настроение, он не раздражается.

Аудиоприветствие используется не только как визитка. Профессионально созданный текст аудиоролика способен удержать потенциального клиента до соединения с оператором. Большинство компаний работает в определенном режиме с перерывами на обед, а телефон включен круглосуточно. Бывает так, что отсутствует нужный специалист. Человек может позвонить в нерабочее время. Чтобы не упустить клиента, робот расскажет о графике работы, товарах, услугах, акциях, предоставит другую полезную информацию.

В сценарий добавляют голосовое меню. При входящем звонке проигрывается аудиоролик с приветствием и перечислением возможных действий. Нажав добавочный номер, звонящий попадет в нужный отдел или к профильному специалисту. Если на вопрос клиента в меню предусмотрен ответ, оператор становится не нужен.

Однако перечисление одного за другим пунктов меню людей часто раздражает, поэтому сократите их объем до минимума. Ведь позвонить могут как клиенты, так и партнеры или инвесторы.

В итоге аудиоприветствие решает следующие задачи:

Экономит время клиента, повышает лояльность

Формирует положительный имидж компании

Разгружает секретаря или оператора, отсекает случайные звонки

Ведет статистику

Подготовка текста

С этого и начинается процесс. На автоответчиках часто звучат однотипные приветствия. Это не располагает к предстоящему общению: рекомендуется продумать собственный, оригинальный стиль, не шаблонную подачу.

Текстовый файл напишите самостоятельно или закажите у профессионалов. Наполните его имиджевым или информационным содержанием. Старайтесь создать живой, понятный, лаконичный текст — не занимайте время клиента. Только полезная информация, без «воды».

Не забудьте о призыве к действию.

Текст получается сухой? Попробуйте внести частичку юмора, игры, придумайте запоминающийся слоган.

Подобрать нужные слова сложно, найдите баланс между строгостью и оригинальностью. Рекомендуем создать пять-семь вариантов сценария. Какой из них окажется удачнее, тот и используйте.

Как записать аудиоприветствие

Аудиоролик записывается:

• самостоятельно;
• с помощью голосового синтезатора;
• на студии звукозаписи;
• частным диктором.

Самостоятельная запись

Для этого понадобится компьютер, гарнитура и соответствующая программа. Используйте встроенные средства Windows. Записывайте ролик в помещении со звукоизоляцией без эха. Перед началом записи тщательно отрепетируйте текст. С первого раза записать голосовое сообщение вряд ли получится. Привлекательно текст выглядит на бумаге, а для аудиоподачи может не подходить. Сохраните записанные варианты — возможно, пригодятся.

Для озвучивания используется голос сотрудника, руководителя или онлайн-сервис в интернете. Казалось бы, дешево и просто.

Однако запись нужно еще обработать, смонтировать, конвертировать в нужный формат. Поэтому единственное преимущество такого способа — экономия средств. А на практике недостатков — множество:

• затраты времени и трудоемкость;
• отвлекаетесь сами или задействуете сотрудников, отрывая от работы;
• никакой гарантии качества: сразу слышно, что говорит непрофессионал.

Запись через трансформатор голоса

Для синтеза речи используйте платные, бесплатные программы, онлайн-сервисы с регистрацией или без нее. Правильная программа создаст голос, который иногда сложно отличить от живого.

Приветствие генерируется непосредственно из напечатанного текста. Прослушайте результат, скорректируйте, затем скачайте или вышлите на почту в виде аудиофайла.

Профессиональный диктор

Способ надежный, пусть и затратный. Профессиональные дикторы прочитают текст правильно поставленным, выразительным голосом. Поручите создать ролик телефонной компании или специализированной студии звукозаписи, на русском или иностранном языке. Озвучьте сценарий знакомым голосом знаменитости — это оригинально.

Услуги по озвучке с ценами, примерами аудиороликов и отзывами размещены в интернете.

Советы по записи приветствия

• Создавайте короткое и емкое приветствие. Клиент хочет получить обратную связь, а не длинные рассуждения. Оптимальной считается длительность 10–15 сек. Если же для обращений назначен один номер, продлите запись до 25–30 сек.
• Не используйте сухой язык с бюрократическими штампами и сложными формулировками. Например, вместо «Вам ответит освободившийся оператор» лучше обозначить конкретное время: «Ждите ответа через 40 секунд». А стандартное «Ваш звонок очень важен для нас» замените на благодарность: «Спасибо, что обратились именно к нам».
• В то же время не нужно «лить воду», используя слова, не несущие никакой смысловой нагрузки.
• Мужской голос звучит представительно. Женский используйте, если товары или услуги ориентированы именно на дам.
• Возрастной диапазон голоса 25–45 лет.
• Обратите внимание на диалект, акцент или дефекты речи. Сильно выраженные навредят, а небольшие недостатки, наоборот, сделают звучание оригинальным. За счет колорита неповторимый голос сразу запомнится.
• Сбалансируйте громкость и тембр. Тихий звук не расслышат, слишком громкий раздражает.
• Создайте 5–6 вариантов озвучки.

Обновляйте голосовое приветствие время от времени. Замечено на практике, что количество недозвонов после внедрения снижается, а затем этот показатель постепенно увеличивается. А ведь в бизнесе ситуация быстро меняется. Если появились новые товары, услуги, акции, сообщите об этом: обновите информацию, смените текст, музыкальный фон, голос диктора или все вместе.

Использование музыки

Усильте воздействие музыкой, если это уместно. Но вкусы у людей разные, поэтому подбор музыкального сопровождения — сложная задача. Полезные советы:

• Выбор трека поручите студии, где записывается голосовое приветствие. Хотите сделать запись самостоятельно — используйте платные или бесплатные аудиобанки. Например, gettyimages и другие аналогичные. Подберите и используйте лицензионный трек подходящего музыкального жанра.
• Не используйте популярные мелодии, это отвлекает звонящих и нарушает закон об авторском праве.
• Композиции с вокалом не подойдут: отвлекают внимание.
• При записи соблюдайте баланс между громкостью музыкального фона и голосом диктора. Слишком громкая музыка его заглушает, у звонящего создается эмоциональный дискомфорт.

Как установить приветствие на виртуальную АТС

Загружается аудиоприветствие звуковым файлом не более 5 MB, либо его текст можно просто напечатать в специальном окне в личном кабинете ВАТС и выбрать голос, который его озвучит.

Приветственное сообщение несложно установить и настроить самостоятельно, следуя инструкциям. Если воспользоваться услугами виртуальной АТС, техническая служба провайдера сама установит и настроит режимы работы.

Заключение

Создание голосового приветствия потребует времени и сил. Но в результате получится полезный инструмент для увеличения продаж в условиях жесткой конкуренции за клиента. Удачный ролик человек запомнит и расскажет другим.
Все услуги компании Зебра Телеком